在體系管理工作中，會遇到一些常見的問題，以下是這些問題及其解決策略。
一、體系文件與實際操作脫節（“兩張皮”現象）
問題表現
體系文件規定的流程和要求在實際工作中得不到有效執行。
例如：
體系文件規定了嚴格的生產操作流程，但生產現場員工為了追求產量，可能會簡化操作步驟；
或者體系文件中的質量控制標準與實際生產過程中的控制措施不一致，導致質量問題的出現。
解決策略
加強員工培訓，確保員工理解體系文件的重要性和具體要求。
培訓要結合實際工作場景，讓員工明白如何將文件要求融入到日常工作中。
同時，定期對體系文件進行審查和修訂，使其與實際操作相適應。
在審查過程中，要充分聽取一線員工的意見和建議，因為他們最了解實際工作中的情況。例如，企業可以成立由各部門代表組成的文件審查小組，定期對體系文件進行審查，發現問題及時修改。
二、員工對體系管理缺乏積極性
問題表現
員工認為體系管理是額外的負擔，與自己的工作關系不大。表現為對體系管理工作不主動參與，如對體系培訓不積極參加，對體系改進建議不積極提出等。
解決策略
提高員工對體系管理工作的認識，通過宣傳教育讓員工了解體系管理對企業發展和個人工作的重要意義。例如，可以制作宣傳手冊、舉辦專題講座等。建立激勵機制，對在體系管理工作中表現優秀的員工給予獎勵，如績效加分、獎金、晉升機會等。
同時，讓員工參與到體系管理工作的決策和改進過程中，增強他們的責任感和歸屬感。
三、內部審核和管理評審效果不佳
問題表現
內部審核流于形式，審核員未能發現深層次的問題。管理評審缺乏有效的決策和改進措施，評審結果未能得到有效落實。
例如：
內部審核時審核員只是按照檢查表進行表面的檢查，未能深入分析流程中的潛在風險；
管理評審時只是簡單地聽取報告，沒有對體系的重大問題進行深入討論和決策。
解決策略
提高審核員的專業素質，對審核員進行系統的培訓，包括審核技巧、質量管理知識等方面的培訓。
同時，完善內部審核和管理評審的流程和標準。例如，內部審核時要求審核員采用多種審核方法，如文件審核、現場審核、人員訪談等相結合的方式，深入挖掘問題。
管理評審要制定明確的評審議程和決策機制，確保評審結果能夠轉化為具體的改進措施并得到有效執行。
四、體系管理缺乏持續改進動力
問題表現
體系管理一旦建立，就長期處于相對穩定的狀態，很少進行調整和改進。
即使發現了一些問題，也未能及時采取有效的改進措施，導致體系逐漸失去有效性。
解決策略
建立持續改進的文化，鼓勵員工不斷尋找體系中的問題和改進機會。
定期收集和分析體系運行的數據，如質量數據、客戶反饋數據等，從中發現改進的方向。
同時，建立外部溝通機制，關注行業的最新發展動態和法律法規的變化，及時調整體系管理的內容，以適應外部環境的變化。
