8.4.1 外部提供的過程、產(chǎn)品和服務的控制|總則

 

組織應確保外部提供的過程、產(chǎn)品和服務符合要求。

 

        在下列情況下，組織應確定對外部提供的過程、產(chǎn)品和服務實施的控制：

 

a）外部供方的產(chǎn)品和服務將構成組織自身的產(chǎn)品和服務的一部分；

 

b）外部供方代表組織直接將產(chǎn)品和服務提供給顧客；

 

c）組織決定由外部供方提供過程或部分過程。

 

       組織應基于外部供方按照要求提供過程、產(chǎn)品和服務的能力，確定并實施對外部供方的評價、選擇、績效監(jiān)視以及再評價的準則。對于這些活動和由評價引發(fā)的任何必要的措施，組織應保留成文信息。

 

 

二、審核思路

 

       外部提供的過程、產(chǎn)品和服務可能包括:外部供方提供過程、產(chǎn)品和服務將構成組織自身的產(chǎn)品和服務的一部分，或代表組織將產(chǎn)品和服務提供給顧客,或組織決定由外部供方提供過程或過程的一部分。

 

       如果外部方提供的過程、產(chǎn)品和服務的質量特性或其他要求不滿足規(guī)定要求，將可能給顧客和組織均帶來不同程度的損失，甚至降低顧客的忠誠度，或導致顧客流失。

 

       外部方所提供的過程，是組織產(chǎn)品和服務形成過程中不可或缺的重要組成部分，假如其過程及過程的結果不滿足要求，也會給顧客造成損失。這些損失都會影響到顧客的忠誠度和顧客的滿意度。

 

       在審核過程中審核員應收集和獲取受審核方通過何種方式和過程對外部方所提供的過程、產(chǎn)品和服務實施控制,其控制的方式是否恰當，是否對外部方所提供過程、產(chǎn)品和服務的業(yè)績進行連續(xù)監(jiān)控，進而確保外部提供的過程、產(chǎn)品和服務滿足規(guī)定的要求。

 

       當外部供方提供過程、產(chǎn)品和服務將構成組織自身的產(chǎn)品和服務的一部分，或代表組織將產(chǎn)品和服務提供給顧客,或組織決定由外部供方提供過程或過程的一部分時，組織應確定對外部供方提供的過程、產(chǎn)品和服務實施的控制。

 

       組織通過識別外部方資源基于外部供方按照要求提供過程、產(chǎn)品和服務的能力，確定和實施外部供方的評價、選擇、績效監(jiān)視以及再評價的準則等活動，確保其滿足規(guī)定的要求。

 

       在審核過程中審核員首先要了解受審核方的外部供方包括哪些類別，進而查看其受審核方針對不同類別的外部供方所確定的評價和再評價的準則是否適宜，然后收集與評價活動相關的形成文件的信息和受審核方對外部供方提供的產(chǎn)品和服務，以及外部供方績效的監(jiān)測信息。

 

       審核員還應關注受審核方對外部供方提供的產(chǎn)品和服務，以及對外部供方績效監(jiān)測信息是否作為其對外部供方實施再評價的輸入以及對外部供方實施再評價的結果。

 

       組織應保留適當?shù)膶ν獠抗┓皆u價、選擇、績效監(jiān)督和再評價的形成文件的信息。

 

       在審核過程中，審核員應注意收集其受審核方所保留的對外部供方評價、績效監(jiān)督和再評價結果的形成文件的信息。

三、應用關注

 

(1)本條款的范圍不僅僅局限于采購產(chǎn)品，還增加了對外包過程和外部提供的服務的控制要求。

 

       組織應識別其是否存在外包過程和外部提供的服務，并采取了必要的控制措施。審核員在審核時也應關注組織的識別和控制是否充分、有效。

 

(2)組織應針對不同的供方規(guī)定相應的控制要求，并有效實施控制。審核員在審核時對此應予以關注。

 

(3)2016版標準增加了建立對外部供方績效進行監(jiān)視的準則并實施監(jiān)視的要求，強調組織應關注外部供方為組織提供產(chǎn)品和服務的績效，例如供貨質量、及時交貨率、違約率等。

 

       組織應采取適宜的方法(如樣品試用、對產(chǎn)品進行檢測或測量、第二方審核、現(xiàn)場調查；

 

        供方質量業(yè)績的評價、顧客滿意測量結果、與產(chǎn)品有關的歷史業(yè)績；

 

       征詢供方其他顧客的意見、了解其社會信譽等)對外部供方的績效進行持續(xù)的監(jiān)視。

 

       審核員在審核時應關注組織是否建立了監(jiān)視外部供方績效的準則，采用了哪些方式實施監(jiān)視。

 

(4)本條款明確要求組織應保存選擇、評價和重新評價活動及評價所引起的任何必要措施的成文信息。如果組織以前沒有記錄這些活動的結果，那么現(xiàn)在就要這樣做了。這意味著組織應當比以前保留更多成文信息。